Selfservice

Het klassieke beeld rondom HRM-systemen is dat enkel HRM-medewerkers hiertoe toegang hebben. Veel mensen denken dat de HRM-medewerker uitsluitend voor de rest van de organisatie gegevens invoert, rapporten maakt en verstrekt, signalen over uit te voeren acties doorgeeft aan verantwoordelijken, etc. Door dit onjuiste beeld komt er een grote administratieve druk te staan op de afdeling HRM. Bureaus en beeldschermen vol gele post-its met “niet vergeten…” zijn daarbij een welbekend gezicht.

Het kan ook anders: Prinsys kan zo worden ingericht dat bijvoorbeeld leidinggevenden direct toegang krijgen tot (een gedeelte van) het digitale dossier van de medewerkers voor wie zij verantwoordelijk zijn. Mutaties - zoals opleidingsaanvragen en ziekteverzuim - kunnen zij zelf direct in Prinsys ingeven. De ouderwetse papieren formulierenstroom wordt zoveel mogelijk beperkt. Leidinggevenden kunnen zelf rapporten over hun afdeling opvragen of die zelfs bijvoorbeeld periodiek volledig geautomatiseerd per e-mail toegestuurd krijgen. Leidinggevenden kunnen over de medewerkers waar zij verantwoordelijk voor zijn, ook zelf signalen krijgen over belangrijke gebeurtenissen - waaronder in - en uitdiensttredingen, acties in het kader van de Wet verbetering Poortwachter, verjaardagen en jubilea. Zo wordt Prinsys een krachtig instrument. Niet alleen voor de afdeling HRM, maar voor de gehele organisatie. Uiteraard kan de beveiliging zo worden ingericht dat leidinggevenden uitsluitend die gegevens kunnen zien en/of muteren waar zij recht op hebben. Mutatielogging en auditing staan ook op een zeer hoog niveau, zodat het tot stand komen van mutaties en de verantwoordelijke hiervan zeer goed kunnen worden gevolgd. Op deze wijze kan met Prinsys het concept van Manager Selfservice (MSS) in een organisatie worden gefaciliteerd.

In een volgende stap kunnen de mutaties nog verder naar de bron worden verplaatst met het concept van Employee Selfservice (ESS). Hierin krijgen werknemers de mogelijkheid om mutatieaanvragen zelf via Prinsys in te dienen. Om iedere werknemer de gelegenheid te geven mutatieaanvragen door middel van het HRM-systeem Prinsys in te dienen, kan indien gewenst Prinsys via het internet toegankelijk worden gesteld. De administratieve druk op de afdeling HRM en de leidinggevenden wordt zo nog verder teruggebracht en de foutkans ten gevolge van verloren formulieren of foutief overtypen wordt zo nog verder verminderd. Hierdoor heeft Prinsys bijvoorbeeld oplossingen in gebruik waarbij vele duizenden werknemers zelf online verlofaanvragen indienen, de leidinggevende deze elektronisch kan accorderen of afwijzen,  de werknemer per e-mail hierover wordt bericht en alle saldi elektronisch worden bijgewerkt en bewaakt.

Meer weten over de mogelijkheden van Selfservice voor uw organisatie? Neem dan contact op.